Перечень документов для хранения на выпускающей кафедре

 

Документы

Сроки хранения

1.                   

Приказы и инструктивные письма Министерства образования и науки Российской Федерации по основной деятельности. Копии

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

2.                   

Приказы и распоряжения ректора Университета ИТМО по основной деятельности. Копии

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

3.                   

Приказы и распоряжения проректоров Университета ИТМО по основной деятельности. Копии

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

4.                   

Приказы и распоряжения декана факультета по образовательной деятельности (включая воспитательную работу). Копии

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

5.                   

Письма, запросы и т.д. органов исполнительной власти и представителей работодателей о необходимости подготовки кадров по образовательной программе. Оригиналы

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

6.                   

Положение о кафедре. Оригинал

до замены новым

7.                   

Штатное расписание кафедры. Копия

до замены новым

8.                   

Должностные инструкции работников кафедры. Оригиналы

до замены новыми

9.                   

Протоколы заседаний кафедры на бумажном носителе. Оригиналы

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

10.               

Сведения о педагогической нагрузке преподавателей кафедры на учебный год. Копия

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

11.               

Индивидуальные планы преподавателей кафедры (включающие отчет о выполненной работе). Оригиналы

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

12.               

План работы кафедры на учебный год (о научно-исследовательской работе, об учебно-методической работе, о повышении квалификации и профессиональной переподготовке преподавательского состава и т.д.)Оригинал

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

13.               

Годовой отчет о работе кафедры (о научно-исследовательской работе, об учебно-методической работе, о повышении квалификации и профессиональной переподготовке преподавательского состава и т.д.) Оригинал

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

14.               

Стратегия кафедры по обеспечению качества подготовки выпускников по образовательной программе. Оригинал

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

15.               

Образовательные стандарты по направлению подготовки (специальности). Копии

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

16.               

Комплект (ы) образовательной (ых) программы (м) (общая характеристика образовательной программы; учебный план (в том числе, при наличии, индивидуальные учебные планы); календарный учебный график; рабочие программы дисциплин (модулей) (в том числе программы практик; программы НИР; программы ИГА); фонды оценочных средств и т.д.) Копии

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

17.               

Учебно-методические материалы и рекомендации, обеспечивающие реализацию образовательной программы (учебно-методические рекомендации по выполнению ВКР, курсовых работ, типовых расчетов, практических работ, лабораторных работ и т.д.)

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

18.               

Рабочие учебные планы (в том числе, при наличии, индивидуальные рабочие учебные планы) на учебный год. Копии

один учебный год

19.               

Графики учебного процесса. Копии

один учебный год

20.               

Протоколы заседаний комиссий по проведению повторной промежуточной аттестации обучающихся по дисциплинам кафедры. Оригиналы

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

21.               

Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов, доступные обучающимся на сайте, информационных стендах кафедры и т.д. Оригиналы

один учебный год

22.               

Журналы учета посещения занятий обучающимися. Оригиналы

минимальный срок хранения составляет один учебный год (аккредитационный период)

23.               

Отчеты обучающихся по практике (учебной, производственной, преддипломной) и НИР (включая индивидуальные задания, отзывы руководителей, справки-характеристики и т.д.) Оригиналы

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

24.               

Курсовые работы обучающихся. Оригиналы

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

25.               

Документы об организации лекционных, практических, лабораторных, семинарских и т.д. занятий обучающихся (отчеты, рефераты, эссе и т.д.) с отметками об оценивании работ преподавателем, подписью преподавателя и датой. Оригиналы

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

26.               

Документы об организации самостоятельной работы обучающихся (отчеты, домашние задания, типовые расчеты, эссе, рефераты и т.д.) с отметками об оценивании работ преподавателем, подписью преподавателя и датой. Оригиналы

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

27.               

Экзаменационные билеты по дисциплинам с указанием реквизитов протокола заседания кафедры и подписью заведующего кафедрой (на учебный год). Оригиналы

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

28.               

Перечень рекомендуемых тем выпускных квалификационных работ. Копия

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

29.               

Заявления обучающихся о выборе и изменении тем выпускных квалификационных работ. Оригиналы

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

30.               

Справка о проверке выпускных квалификационных работ обучающихся в системе «Антиплагиат» на учебный год. Оригиналы

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

31.               

Выпускные квалификационные работы обучающихся. Оригиналы

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

32.               

Отчет (ы) председателя (ей) ГЭК по проведению итоговой государственной аттестации. Копия (и)

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

33.               

Документы, подтверждающие наличие механизмов учета мнений и обратной связи от основных потребителей образовательной программы (абитуриентов, обучающихся, выпускников, представителей работодателей и т.д.); наличие механизма отслеживания карьерных траекторий выпускников. Оригиналы

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

34.               

Договор о создании структурного подразделения, обеспечивающего практическую подготовку обучающихся, на базе иных организаций, осуществляющих деятельность по профилю соответствующей образовательной программы, заключенный между Университетом ИТМО и организацией (для базовых кафедр). Копия

до ликвидации соответствующих структурных подразделений

35.               

Договоры (соглашения) с профильными организациями о сотрудничестве (включая договоры о сетевой форме реализации образовательной программы) (при наличии). Копии

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

36.               

Документы о наличии международной аккредитации и/или профессионально-общественной аккредитации образовательной программы (при наличии). Копии

до истечения срока или замены новыми

37.               

Лицензии на программное обеспечение. Копии

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)

38.               

Журналы по охране труда и пожарной безопасности с отметками о прохождении инструктажей преподавателями и обучающимися. Оригиналы

до замены новыми

39.               

Документы (заявления, справки, выписки из реестров, копии учредительных документов, документы о проверке соответствия определенному виду деятельности, копии лицензий представления, протоколы, решения, экспертные заключения, отчеты, акты) по аттестации, аккредитации

минимальный срок хранения составляет 6 лет (аккредитационный период)